Sistem Manajemen Gereja

BAB I

PENDAHULUAN

Dewasa ini, banyak gereja yang megah, besar, mempunyai ribuan jemaat, tetapi tidak memiliki sistem administrasi dan manajemen yang baik.  Akibatnya gereja itu tidak tertata, dan tidak bisa memaksimalkan fungsi gereja itu sebagaimana mestinya. Misalnya jemaat yang sakit tidak ada yang mengunjungi, penginjilan tidak berjalan dengan baik, gembala tidak mengenal jemaat karena tidak punya data jemaat yang jelas, dll.  Itulah sebabnya begitu pentingnya gereja membuat suatu sistem yang jelas di dalam gereja supaya tidak kacau.

Setiap gereja baik kecil maupun besar harus mempunya sistem administrasi dan manajemen yang jelas. Mengapa? karena kalau gereja mempunyai sistem yang mantap dan tersusun otomatis fungsi gereja sebagai gereja tubuh Kristus akan berjalan dengan baik sesuai dengan arah kehendak Tuhan.  Itulah sebabnya gereja harus mempunyai pemahaman yang benar tentang pengertian administrasi dan manajemen.

Kebanyakan pendeta mempunyai pendidikan dan pengalaman manajemen yang kurang memadai sebelum memasuki kegiatan pelayanan dan mereka menghabiskan waktu melakukan fungsi pastoral karena dalam bidang itulah mereka terlatih. Selanjutnya, sedikit gereja yang dapat mengumpulkan sekelompok warga jemaat yang berpendidikan atau memiliki keterampilan menajemen. Dengan demikian, perencanaan, penetapan tujuan (sasaran), dan Fungsi manajemen lainnya sebagaian besar justru diabaikan.

A.      Latar Belakang

Pada zaman modern ini, informasi sangat dibutuhkan oleh semua orang.  Untuk memenuhi kebutuhan informasi setiap orang maupun organisasi, maka makin berkembanglah teknogi informasi.  Banyak orang terbantu dan tertolong pekerjaannya melalui penggunaan teknologi.  Teknologi jika dimanfaatkan dengan baik dan benar maka akan membawa dampak yang positif bagi perkembangan gereja Tuhan.  Misalnya dalam pemberian informasi terhadap pengolahan data-data administrasi gereja, sehingga memudahkan pekerjaan tata usaha gereja.  Oleh sebab itu seiring dengan berjalannya waktu dan semakin berkembangnya teknologi informasi pada dewasa ini, maka gereja mau tidak mau harus memerlukan teknologi untuk informasi tersebut.

B.      Pengertian Manajemen

Istilah manajement (management) berasal dari kata dalam bahasa latin  “manus” yang berarti “tangan” .  Dengan demikian manajemen adalah suatu tindakan menangani, mengontrol.  Dan kata ini berasal dari kata kerja “to manage”. Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan mengendalikan, mengontrol, menangani, atau mengelola, membingbing kepada tujuan organisasi. [1] Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.  Jadi dapat dirumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.

  Pengertian manajemen Kristen menurut buku Sugiyanto Wiryoputro adalah “menuntun kepada keselamatan, bermanfaat untuk mengajar, menyatakan kesalahan, memperbaiki kelakuan, dan mendidik orang dalam kebenaran (2 Timoteus 3:15-16)”.[2]

C.     Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari kata ad dan ministro (Latin) yang berarti “melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974).   Definisi  administrasi adalah suatu proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan diatur  melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan gereja.[3]

 Menurut sudut pandang penulis, bahwa tatausaha itu merupakan suatu kegiatan pengumpulan data dan informasi dan dilakukan pencatatan secara sistematis dalam suatu organisasi untuk menghasilkan kumpulan keterangan yang dibutuhkan.  Jadi sekarang dapat dipahami, bahwa kegiatan tatausaha masih termasuk dalam unsur Administrasi dalam arti luas dan bukan merupakan faktor dari administrasi.

Pengertian administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” .  S.P. Siagian, yang mengatakan bahwa administrasi secara luas adalah:

Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[4]

Pengertian administrasi secara sempit: berasal dari kata Administratie berasal dari bahasa Belanda, yang meliputi kegiatan:catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi.[5]          

Sekalipun ada dua pengertian administrasi baik secara luas maupun sempit, namun administrasi menurut pandangan gereja mempunyai perbedaan, seperti administrasi menurut gereja lebih mengarah kedalam tujuan atau sasaran penyelamatan jiwa-jiwa untuk dibawa kedalam Yesus Kristus, tentu dalam pembawaan jiwa-jiwa ini membuat program, seperti pembinaan, pemeliharaan.

BAB II

HUBUNGAN SISEMTEM ADMINISTRASI DENGAN MANAJEMEN

Sebelum  membahas  lebih  lanjut  pengertian manajemen,  terlebih  dulu  perlu
dijelaskan hubungan antara administrasi, manajemen.  Karena banyak yang beranggapan bahwa administrasi sama dengan manajemen.  Dan juga banyak yang membedakannya. Ada yang mengatakan administrasi lebih luas daripada manajemen, dan ada pula yang mengatakan sebaliknya. 

A.  Pendapat yang mempersamakan administrasi dengan manajemen 

Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat dilihat pada penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain.  Serta kepala bagian administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi manajemen adalah sebagai berikut

M.E. Dimock & Dimock and Koenig : Definisinya : “Administration (or management) is a planned approach to the solving  of  all  kinds  of  problems  in  almost  every  individual  or  group  activity both  public  or  private.”    [Administrasi  (atau  manajemen)  adalah  suatu  pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan  terdapat  pada  setiap  individu  atau  kelompok  baik  negara  atau swasta]. 

Jadi, Administrasi fungsi tertentu untuk mengendalikan, menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan organisasi, yang menjalankan administrator dan dibantu oleh manajer dan stafnya.

B.  Pendapat  yang membedakan administrasi dengan manajemen

Administrasi lebih luas dari manajem Adminmistrasi adalah konsep tujuan pengaturan dan manajemen kebijakan publik secara keseluruhan sementara subkonsep yang akan melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijakan yang telah diberikan pada tingkat administrasi.  Administrasi lebih luas dari manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai bersifar operasional pelaksanaan tetapi mengatur pelaksanaan tindakan oleh sekelompok orang yang disebut "bawahan" sehingga pemerintah akan mencapai tujuan pengelolaan.

Ordway Tead mengataka“Administration is the process and agency which is responsible for  the  determination  of  the  aims  for  which  an  organization  and  its  management are to strive … etc.”  (Administrasi adalah suatu proses dan badan yang  bertanggung  jawab  terhadap  penentuan  tujuan,  di  mana  organisasi dan  manajemen  digariskan  …  dst.).    Maksudnya  administrasi  menentukan garis  besar  daripada  suatu  kebijakan  dan  pemberian  pengarahan  (general policies),  sedangkan  manajemen  adalah  prosesnya,  yaitu  bagaimana kegiatan diatur/dilakukan agar tujuan dapat dicapai dengan baik. 

Jadi dengan melihat  perbedaan dan persamaan administrasi dan manajemen di atas, bisa disimpulkan bahwa administrasi membutuhkan manajemen, demikian juga manajemen membutuhkan admnistrasi.  Kedua-duanya saling melengkapi untuk mencapai suatu tujuan.

BAB III

SISTEM ADMINISTRASI  DAN MANAJEMEN GEREJA

A.      Sistem Admistrasi Gereja

Sekalipun administrasi penting untuk menjadi sarana kesuksesan penyelenggaraan pelayanan di Gereja, namun perlu diingat bahwa administrasi bukanlah segala-galanya. Gereja yang menjadikan administrasi sebagai tujuan utama akan menjadikan pelayanan tersebut perlahan-lahan kehilangan kegairahan dan akhirnya akan mati. Oleh karena itu harus ingat bahwa kerapian sistem administrasi tidak sama dengan kedewasaan rohani. Banyak Gereja yang administrasinya rapi tapi tidak ada semangat; kehidupan rohani di dalamnya mati. Tetapi sebaliknya ada Gereja yang administrasinya kacau tapi semangatnya menyala-nyala.  Hal seperti ini akan membuang banyak tenaga karena tidak efisien, sehingga lama-lama pelaksananya akan mati kecapaian sebelum tugas selesai dijalankan:

1. Penting planning program kerja

Gereja perlunya membuat suatu program  kerja yang dibuat sesuai dengan keputusan rapat tentang apa yang akan menjadi tujuan untuk dikerjakan (untuk jangka waktu tertentu).   Tujuan dari program ini adalah untuk membuat gereja mempunya fungsi, dalam artian bahwa gereja perlu mempunya visi kedepan dalam rangka kualitas yang benar sebagai gereja Tuhan.  Ada pepatah mengatakan tujuan tanpa perencanaan sia-sia, ada pula yang mengatakan seperti kapal tanpa tujuan.

2. Pentingnya Organisasi

Gereja perlu ada pengaturan otoritas dan tugas sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan dengan tepat oleh orang yang tepat dengan cara yang bertanggungjawab. Fungsi organisasi di dalam gereja adalah untuk mendukung antara satu dengan yang lain dalam mewujudkan visi dan misi gereja. Contoh sederhananya bahwa kalau hanya pemimpin yang bertanggung jawab semuanya tentu ini mustahil berjalan dengan baik.  Organisasi sangat penting, diibaratkan seperti satu biji lidi menyapu sampah-sampah, otomatis sampah-sampah itu sulit disingkirkan, tetapi kalau lidi itu sekumpulan dang banyak otomatis sampah tadi bisa dibersihkan. Demikian juga fungsi organisasi dalam sebuah gereja.

3.  Pentingnya Pengontrolan dalam administrasi

Begitu pentingnnya pengontrolan dalam administrasi.  Seperti pemakaian gedung gereja, seringkali muncul dilema dalam pemakaian gedung gereja. Untuk itu perlunya sistem yang mantap.  Seharusnya sistem  dalam pemakaian gedung gereja ini sudah diatur sedemikian rupa.  Sistem akan bergerak secara otomatis ketika gedung gereja mau dipakai.  Sistem ini akan meminta inputan jam, hari, tanggal, bulan dan tahun.  Sistem ini akan menyediakan nama ruangan yang akan dipakai, nama acara.  Setelah itu sistem ini akan menyimpannya ke database dan meng-update status “reserved” terhadap ruangan yang telah dipesan.  Sehingga ketika data dimasukkan hari dan tanggal, bulan, tahun, nama ruangan, nama acara, maka sistem akan mengecek, apakah data-data tersebut dapat diproses atau bentrok dengan data-data sebelumnya.

4. Pentingnya Pendelegasian

Pembagian tugas harus dilakukan mengingat bahwa setiap orang mempunyai keahlian/ketrampilan yang berbeda dengan orang lain.

5. Pentingnya Personel/Staf

Gereja harus ada cukup orang untuk melakukan tugas-tugas yang sudah direncanakan, oleh karena itu perlu ada pertanggungjawaban dari masing-masing orang yang terlibat didalamnya.

6. Pentingnya Koordinasi

Tugas-tugas yang tidak dikoordinasi dengan baik akan menyebabkan pekerjaan yang tumpang tindih sehingga menghasilkan kerja yang tidak efektif dan efisien.  Pembelian perlu diawasi untuk memastikan bahwa pembelian-pembelian yang dilakukan telah disetujui.  Ini dapat dilakukan dengan membatasi orang-orang yang dapat melakukan pembelian untuk gereja, sekretaris kantor, pendeta, dan seorang wali jemaat dapat diberi tugas untuk melaksanakan pembelian tesebut.

7.  Pentingnya Pelaksanaan

Seperti penjadwalan pembesukan lokal, pertama-tama, sistem ini akan berjalan secara otomatis dengan cara sistem akan aktif untuk meminta nama jemaat yang akan dibesuk.  Ini dilakukan oleh sistim yang sudah diatur, yaitu anggota jemaat yang sudah di training di dampingi dengan majelis atau pengurus gereja yang sudah terjadwal dalam pembesukan ini.  Kemudian sistem ini akan meminta inputan hari dan tanggal pembesukan, oleh-oleh yang akan dibawa, seperti kalao dalam keadaan sakit, sistem ini akan membawa gula, susu, jeruk.  Juga sistem ini secara otomatis menyediakan transpot atau mobil yang akan dipakai, serta sopir yang akan bertugas dalam pembesukan ini.

8. Pentingnya Pelaporan

Pertanggungjawaban dari setiap bagian perlu dilakukan agar dapat diketahui hasil yang dicapai dan kegagalan-kegagalan yang terjadi sehingga dapat diusahakan perbaikan-perbaikan yang perlu diadakan di masa yang akan datang.  Contoh laporan yang harus dilaporkan: Laporan Kelahiran jemaat yang berupa grafik disetiap periode (Minggu, bulan dan tahun). Laporan Jadwal Pemakaian Ruang dalam Gedung Gereja. Laporan jadwal pembesukan ke jemaat lokal.  Laporan informasi data jemaat lokal dilengkapi dengan status, jabatan, daerah asal, profesi, pendidikan, pelayanan. Laporan informasi data-data jemaat: Majelis, pengurus, pengurus komisi. Laporan informasi data-data karyawan gereja, seperti staf, tata usaha, koster, karyawan, satpam, sopir.

Dengan adanya laporan ini, otomatis bisa terlihat  kekurangan apa yang harus dibenahi di dalam administrasi tersebut.  Tetapi seandainya tidak ada laporan, pasti tidak tahu kekurangan dalam perlengkapan administrasi tersebut.

9. Pentingnya Budget

Memprediksi jumlah keuangan yang dibutuhkan, dan yang mampu didapatkan, dan yang mampu dipertanggungjawabkan adalah sangat penting untuk menentukan seberapa jauh program kerja dapat dilaksanakan supaya tidak macet di tengah jalan.